Approvals über 30 Tage am Leben halten
Quizfrage
Warum setzt die erste Aktion TriggerFlow sofort auf Nein?
Auflösung
- A) Damit die Approval nach Ablauf gelöscht wirdFalsch. TriggerFlow steuert nur den Start des Flows. Mit der Approval selbst hat die Spalte nichts zu tun.
- B) Damit Änderungen im Lauf keinen neuen Start auslösenRichtig. Nur der Pfad nach dem Timeout setzt TriggerFlow wieder auf Ja. So gibt es genau einen Neustart pro Zyklus.
- C) Damit die genehmigende Person keine Mail bekommtFalsch. Ob eine neue Mail kommt, hängt von der gewählten Methode ab, nicht von TriggerFlow.
Worum es geht
Ein Flow-Lauf endet nach 30 Tagen. Wartet eine Approval länger, läuft sie ins Leere, und niemand merkt es. Die Lösung: Der Flow startet sich selbst neu. Eine SharePoint-Liste bekommt die Spalte TriggerFlow (Ja/Nein). Der Trigger «When an item is created or modified» läuft dank einer Trigger Condition nur, wenn sie auf Ja steht, und die erste Aktion setzt sie sofort auf Nein. Die Approval bekommt einen Timeout knapp unter der Grenze, etwa P29D. Läuft er ab, setzt eine Aktion mit «has timed out» TriggerFlow wieder auf Ja, und ein neuer Lauf beginnt. Willst du keine neue Mail, trennst du «Create an approval» und «Wait for an approval» und speicherst die Approval-ID.
Der Ausdruck aus dem Tipp
@equals(triggerOutputs()?['body/TriggerFlow'], true)Wann einsetzen, wann nicht
Einsetzen
Bei Verträgen, Budgets, Rechtsprüfungen und anderen Entscheiden, die länger als einen Monat liegen können.
Lieber nicht
Wenn die Entscheidung sicher innerhalb von 30 Tagen fällt. Dann reicht ein Timeout mit Pfad für «has timed out».
Häufigster Fehler
Die Trigger Condition weglassen. Dann startet jede Änderung am Element einen neuen Lauf, und der Flow ruft sich endlos selbst auf.
Lizenz
Standard Läuft ohne Premium-Connector, also mit der Lizenz aus Microsoft 365. Beleg bei Microsoft Learn: Standard approvals, Connector-Referenz, SharePoint, Connector-Referenz. Für deinen ganzen Flow: Lizenz-Check.
Lieber mit Begleitung? Der Live-Kurs Power Automate der Power Platform Academy führt in vier Wochen von den Grundlagen bis zu Error Handling und Scopes.
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Kurzadresse: powerautomate.ninja/144
Quelle: PowerPlatformTip #144, Microsoft Learn: Wait for approval in a cloud flow.