Entscheidungen über ein geteiltes Postfach
Quizfrage
Woraus liest der Flow die Entscheidung bei «Send email with options»?
Auflösung
- A) Aus dem Approvals-Center des PostfachsFalsch. Diese Aktion legt keine Approval an und erscheint deshalb nicht im Approvals-Center.
- B) Aus dem dynamischen Wert SelectedOptionRichtig. SelectedOption enthält den geklickten Knopf, UserEmailAddress die Person, die geklickt hat.
- C) Aus einer Antwortmail an den FlowFalsch. Es kommt keine Mail zurück. Der Klick geht direkt an den wartenden Flow.
Worum es geht
Weist du «Start and wait for an approval» einem geteilten Postfach zu, sehen alle die Mail, aber ein Klick auf Approve bleibt wirkungslos. Die Approval gehört zur Identität des Postfachs, und wer klickt, ist nicht als Genehmiger eingetragen. Die Lösung ist die Aktion «Send email with options» aus Office 365 Outlook. Du trägst das geteilte Postfach bei To ein und die Knöpfe bei User Options, etwa Approve,Reject. Wer Zugriff auf das Postfach hat, kann antworten. Die Antwort steht in SelectedOption, und UserEmailAddress zeigt, wer geklickt hat. Einen Eintrag im Approvals-Center gibt es dabei nicht. Willst du die Entscheidung nachvollziehen, schreibst du sie selbst in eine Liste.
Wann einsetzen, wann nicht
Einsetzen
Für Support-, Finanz- oder Dispositionspostfächer, in denen entscheidet, wer gerade da ist.
Lieber nicht
Wenn du die Historie im Approvals-Center brauchst oder eine bestimmte Person entscheiden muss.
Häufigster Fehler
Die Antwort nicht speichern. Ohne eigenen Eintrag gibt es kein Protokoll, wer wie entschieden hat.
Lizenz
Standard Läuft ohne Premium-Connector, also mit der Lizenz aus Microsoft 365. Beleg bei Microsoft Learn: Office 365 Outlook, Connector-Referenz. Für deinen ganzen Flow: Lizenz-Check.
Lieber mit Begleitung? Der Live-Kurs Power Automate der Power Platform Academy führt in vier Wochen von den Grundlagen bis zu Error Handling und Scopes.
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Kurzadresse: powerautomate.ninja/149
Quelle: PowerPlatformTip #149, Microsoft Learn: Office 365 Outlook: Send email with options.